Zásady zpracování a ochrany osobních údajů

1. Účel dokumentu a ochrana osobních údajů

Webové stránky, na kterých se právě nacházíte, jsou spravovány společností VERTIX s.r.o., (dále jen Společností). Ve Společnosti dbáme na ochranu Vašich osobních údajů v souladu s platnou a účinnou legislativou, kterou od 25. 5. 2018 představuje zejména nařízení EU 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, zkráceně „GDPR“), které je v České republice doplněno doprovodným zákonem o zpracování osobních údajů.

Tato část webových stránek obsahuje zejména informace o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje. To se může lišit v závislosti na Vašem vztahu se Společnosti (např. jste-li dodavatel, zákazník, návštěva nebo uchazeč o zaměstnání).

2. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů ve smyslu národní a evropské legislativy je:

VERTIX s.r.o., IČ: 02199939, Štrossova 291, 53003 Pardubice.
Společnost VERTIX s.r.o. je zapsána v OR u Krajského soudu v Hradci Králové, spisová značka C 32738
(dále jen Společnost). Máte-li jakékoli dotazy ohledně zpracování a ochrany Vašich osobních údajů, můžete nás kontaktovat e-mailem na adrese: gdpr@vertix.cz.

3. Kategorie osobních údajů

V rámci činností Společnosti zpracováváme různé kategorie osobních údajů. Největší část osobních údajů, které zpracováváme o našich zákaznících, dodavatelích a jiných třetích stranách, vedeme v souvislosti s nabídkou, poskytováním a zajištěním našich služeb a produktů. Jedná se především o kategorie:

• Adresní a identifikační údaje (např. jméno, příjmení, datum narození)
• Kontaktní údaje (např. telefon, adresa, email);
• Popisné údaje vč. obrazových informací
• Údaje o jiné osobě

4. Účely zpracování

Osobní údaje zpracováváme především za níže uvedenými účely:
1. Výkon obchodní činnosti a činností z ní vyplývajících. Výkon těchto činností zahrnuje:

• Jednání o smluvním vztahu, které se týká kromě samotného uzavření smlouvy i přípravy kalkulací, nabídek a návrhů řešení;
• Zjišťování potřeb a požadavků zákazníka;
• Správu smluvního kontraktu a ukončení smlouvy;
• Plnění závazků ze smlouvy a poskytování servisních služeb;

2. Plnění požadavků státních a jiných orgánů a plnění zákonných povinností vyplývajících z právních předpisů;

3. Ochrana práv a právem chráněných zájmů Společnosti;

4. Vnitřní administrativní potřeby Společnosti;

5. Vznik, správa a ukončení vztahů se zprostředkovateli a obchodními partnery;

6. Nabízení vlastních služeb (přímý marketing);

7. Oslovování potencionálních zákazníků;

8. Předávání osobních údajů externím společnostem pro marketingové účely;

9. Ochrana fyzického a nehmotného majetku.

5. Právní základy zpracování

Společnost vždy zpracovává takto požadované a získané osobní údaje pouze k vymezeným účelům zpracování na základě příslušných právních základů zpracování a to:

• Zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR);
• Zpracování je nezbytné pro plnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
• Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR);
• Subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).

Zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů
Společnost zpracovává osobní údaje pro účely oprávněného zájmu zejména pro:

Nabízení vlastních služeb (přímý marketing);

• Ochranu fyzického a nehmotného majetku společnosti a bezpečnosti osob – zahrnuje zpracování pomocí kamerových systémů a systémů fyzické a IT bezpečnosti, spolu s evidencí návštěv při vstupu do naší budovy.
• Zpracování cookies

Zpracování na základě souhlasu subjektu údajů
Společnost nezpracovává žádné osobní údaje na základě souhlasu subjektu údajů.

6. Sdílení osobních údajů

Veškeré osobní údaje získané od zákazníků a třetích stran využíváme výhradně pro vnitřní potřebu společnosti, chráníme před zneužitím a neposkytujeme třetím stranám bez předchozího upozornění nebo souhlasu.

Výjimku představují externí společnosti, které pro nás zajišťují podpůrné služby, kontrolními a auditorskými společnostmi, poskytovateli služeb nezbytných pro výkon naší činnosti (administrativní činnosti, vedení mzdové agendy, archivace, právní poradenství, správa pohledávek apod.) a orgány státní správy a samosprávy.

U všech těchto poskytovatelů služeb smluvně požadujeme (mimo orgánů státní správy a samosprávy), aby zpracovávali Vaše osobní údaje v souladu s podmínkami ochrany osobních údajů a platnou legislativou.

Osobní údaje zpracováváme pouze v rámci EU tak, aby byla zajištěna jejich bezpečnost a odpovídající ochrana.

7. Doba, po kterou Vaše osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje zákazníků a třetích stran zpracováváme a uchováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích ze smlouvy, a dále po dobu, po kterou jsme povinní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů.

8. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte právo, abychom:

• Vám na Vaši žádost poskytli informace o tom, jaké údaje o Vás zpracováváme, a další informace o tomto zpracování, včetně kopie zpracovávaných osobních údajů (tzv. právo na přístup);
• na Vaši žádost provedli opravu nebo doplnění Vašich osobních údajů;
• vymazali Vaše osobní údaje z našich systémů, pokud:
  - je už nepotřebujeme pro další zpracování,
  - jste odvolal svůj souhlas k jejich zpracování,
  - jste oprávněně vznesl námitku proti jejich zpracování,
  - byly zpracovány nezákonně nebo
  - musí být vymazány podle právních předpisů;
• omezili zpracování Vašich osobních údajů (např. pokud tvrdíte, že je zpracování nezákonné a my ověřujeme pravdivost takového tvrzení, nebo po dobu, než bude vyřešena Vaše námitka proti zpracování);
• na základě Vašeho odvolání souhlasu přestali zpracovávat osobní údaje, k jejichž zpracování jste nám udělil souhlas.

Dále máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů.

Pokud chcete kterékoli z těchto práv uplatnit, ozvěte se nám na výše uvedený e-mail nebo korespondenční adresu.

Budeme Vám také oznamovat případné porušení zabezpečení Vašich osobních údajů, pokud takové porušení představuje vysoké riziko pro Vaše práva a povinnosti.

Máte také právo obrátit se se svou stížností nebo podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů, kontakt: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, email: posta@uoou.cz, datová schránka: qkbaa2n