Sdílené kalendáře – neprávem opomíjená funkce

Sdílené kalendáře v Office 365 (nebo v Outlooku, chcete-li) jsou překvapivě užitečná věc. Je to dnes něco tak samozřejmého, až se občas stává, že na ně zapomínáme. Přitom tato funkce, která s námi už je léta, stále plní svou nezastupitelnou roli v ekosystému Office 365 a dalších kancelářských systémů.

Využívání sdílených kalendářů ve firmách kupodivu skutečně není tak efektivní, jak by mohlo být. Skoro každý už si zvykle svůj čas organizovat s pomocí elektronického kalendáře, ale překvapivě málo lidí využívá pokročilé funkce těchto kalendářů, včetně sdílení.

Nejvíce opomíjenou funkcí jsou sdílené kalendáře na úrovni organizace – o těch se dnes trochu rozepíšu. Nejsou to osobní kalendáře, kde můžete naplánovat schůzku svého týmu. Tyto kalendáře ale potřebujete také, například když pro schůzku hledáte volnou místnost. Ano, místnost může mít svůj kalendář – je to snadné. A přesto pořád mnoho firem používá papírové pořadníky.

Tento typ sdílených kalendářů zakládá a spravuje obvykle správce, touto částí se dnes zabývat nebudeme. Bude nás zajímat uživatelská část, tedy jak se používají. Svůj kalendář může mít zasedačka, sdílené služební auto, nebo cokoli jiného co je využíváno více lidmi a kde by mohla vzniknout kolize.

U nás je nejčastěji využívaným sdíleným kalendářem kalendář auta. Zamluvit si auto na plánovanou cestu k zákazníkovi je naprosto běžná činnost, navíc naprosto nutná – nesmí se přeci stát, že ráno před stokilometrovou cestou zíráte na prázdné parkoviště a přemýšlíte, jak vznikla tato chyba v Matrixu.

Poznámka: Já používám Outlook v angličtině ale nebojte - samozřejmě vše funguje i v češtině!

Každý automobil má v Office 365 založen kalendář, to již udělal správce. Z pozice zaměstnance jde jen o to, správně ho využít. Takže s chutí do toho! Vložím si do svého vlastního kalendáře událost a jako druhého účastníka přizvu automobil. K tomu se výborně hodí globální adresář – v něm bez problémů najdu požadované přibližovadlo.

Do několika sekund po naplánování schůzky mi přijde od auta mail, že schůzku přijímá. Tím je událost vložena i do jeho kalendáře a nikdo další už si na ten čas auto rezervovat nemůže.

Pokud mám smůlu, nebo jsem se prostě nepodíval dopředu na kalendář automobilu a pokusím se rezervovat již zabraný čas, přijde mi také mail – se zamítnutím. Chytré autíčko.

Tenhle rezervační systém je jednoduchý a až překvapivě efektivní – přitom využívá něco tak banálního, jako je sdílený kalendář. A rezervovat se tímto způsobem dá cokoli, ne jen firemní auto nebo zasedačka. Proč si nerezervovat třeba firemní posilovnu, kuželnu, kino nebo bar? Stačí maličkost – firma takové možnosti musí mít :-)